1x1 der IT-Beschaffung - Teil 1: Worin liegt der Unterschied zwischen dem Kauf eines Sofas und IT?

Digitalisierung Feb. 02, 2021

Ich stelle immer wieder erschreckend fest, dass in der IT-Beschaffung viel weniger berücksichtigt wird, als wenn ich mir ein neues Sofa kaufen würde. Das passiert nicht nur in Kleinunternehmen, kommunalen Unternehmen und Kommunen. Auch größere Unternehmen sind vor diesem Irrtum nicht geschützt.

Wenn Kunden neue Hardware benötigen, erhalte ich oft die Angabe: Ich möchte Notebooks, Desktop PCs, Tablets in der Preiskategorie xy. Manchmal erhalte ich auch den Herstellernamen als Vorgabe. Bei Software sieht es ähnlich aus. Kommt Ihnen vielleicht der folgende Satz bekannt vor? "Ich möchte gerne die Software XY kaufen - ein:e Bekannte:r aus einem anderen Unternehmen hat mir erzählt, dass seitdem sie diese Software haben, bei ihnen ALLES super funktioniert."

Vorüberlegungen zum Sofa
Wenn ich mir ein Sofa kaufen möchte, dann stelle ich mir zuerst folgende Fragen:

  1. Wofür benötige ich das Sofa? - z. B. Fernsehschauen, Kuscheln, Ratschen, Entspannen, Musik hören, für Gäste, als Gästebett, als Ablage für Wäsche oder Zeitungen
  2. Wie viele Personen sollen auf dem Sofa Platz haben?
  3. Wie groß darf das Sofa sein?
  4. Wo soll das Sofa hingestellt werden?
  5. Zu welcher Einrichtung soll das Sofa passen?
  6. Welche Funktionen soll das Sofa haben? z. B. Bettcoach, ausklappbare Fuß- oder Kopfstütze.

Danach kommen natürlich die Fragen nach Budget und Details, wie Material, Farbe, Form etc.

Vorüberlegungen zur IT-Beschaffung
Wenn wir unsere Kunden bei der IT-Beschaffung begleiten, dann stellen wir zuerst folgende Fragen:

  1. Wofür benötigen Sie die Hard- und/oder Software?
  2. Welche Ziele und Ergebnisse möchten Sie damit erreichen?
  3. Welche Probleme möchten Sie damit lösen?
  4. Wer soll diese zukünftig verwenden? Wer sind die so genannten Stakeholder?
  5. In welche IT-Landschaft soll die Hard- und/oder Software zukünftig integriert werden?
  6. Wie wird und soll sich Ihr Unternehmen zukünftig weiterentwickeln?

Danach kommen die Fragen zu Budget und Details.

Der Unterschied

  • Es gibt viel mehr Varianten von IT Hardware und Software als Sofas.
  • Der Endpreis des Sofas ist einfach kalkulierbar (Material, Module, Versandkosten, ggf. Aufbaukosten). Der Endpreis der Hardware und Software besteht aus viel mehr als nur dem Preis der Geräte oder der Lizenzen.
  • Die Integration von IT Hardware und Software in bestehende IT-Landschaften ist viel komplexer als die eines Sofas in einen Raum.
  • IT verändert sich rasant.

Fazit
Wenn ich ohne genaue Vorüberlegungen IT kaufe, z. B. einen PC oder eine Software, dann entspricht das ungefähr dem folgenden Risiko: ich habe das X-fache für ein Sofa ausgegeben, welches zum Schluss die Funktion eines einfachen Stuhls erfüllen soll.

Für die Beschaffung von IT sind höhere Maßstäbe zu legen, als beim Kauf eines Sofas. In dieser kleinen Folge werde ich daher nach und nach eine mögliche Vorgehensweise zur Beschaffung von IT näher und einfach erläutern.

Sie suchen Unterstützung in der Gestaltung Ihrer IT-Beschaffung? Oder benötigen Sie Unterstützung in der Auswahl von Software und Hardware? Gerne unterstütze ich Sie mit meinem Team:
https://www.konmatik.de/

Lakhena Leng

Mutter. Partnerin. Freundin. Geschäftsführerin. Expertin. Coach. GRÜNE Ebersberg. Stadt- & Kreisrätin. 3. Bürgermeisterin Ebersberg. Weitere Webseiten: konmatik.de, barcamp-ebe.de